İş arkadaşlarıyla herkesin katılabileceği bir etkinlik nasıl planlanır?

Şirket etkinlikleri çoğu zaman mekân yüzünden değil, katılım yüzünden sönük geçer. Yirmi kişi “gelirim” der, on iki kişi gelir; gelenlerin üçü de kenarda oturup telefona bakar. Motivasyon etkinliğini işe yarar kılan, herkesin bir şey yapabileceği bir plan kurmak.

Oynamak istemeyen de dışlanmasın

Her ekipte oyun, kask ya da bowling fikrinden hoşlanmayan biri çıkar. Onu zorlarsan hem o hem de grup gerilir. Ona rol ver: puan tutsun, fotoğraf çeksin, oynayanı alkışlasın. Oturup bir şeyler içebileceği bir yer de olsun; FUNBOX’un kendi markaları Gloria Jean’s Coffee ve FUNBOX Burger, Mall of Antalya’da hangisinin olduğunu sorarsın.

Plan tek aktiviteye bağlı olmasın. İki üç seçeneği olan bir yerde herkes kendine bir köşe bulur. FUNBOX’ta bowling, video ve simülasyon oyunları var; VR ise yalnızca Mall of Antalya’daki alanda. Bu yüzden önce kimin ne yapmak isteyeceğini yoklamak, yeri sonra seçmek mantıklı.

İyi çalışan bir düzen şöyle: ilk yarım saat herkes serbest dolaşıp deniyor, sonra küçük gruplar yarışıyor, en sonda yemek ya da kahve. Yarışma gruplarını yöneticiler farklı takımlara dağıtırsa, hiyerarşi bir saatliğine kapıda kalıyor. Müdür, stajyerin takımında olunca ortam değişiyor.

Etkinlikten ne beklemeli

Bir akşamlık etkinlik şirketin kültürünü değiştirmez. Ama insanlar birbirini masa başında görmediği bir halde görünce iletişim kolaylaşır. Yeni katılanlar ekiple daha çabuk tanışır, farklı departmanlar ilk kez aynı masada gülmüş olur. Bu kadarı yeter; ardından “verimlilik arttı mı?” diye ölçmeye kalkma.

İş çıkışı mı, hafta sonu mu

İş çıkışı etkinliğinin avantajı katılımın yüksek olması: ekip zaten şehirde, zaten bir arada. Dezavantajı yorgunluk ve trafik. Antalya’da 18:00 civarı Kepez yönüne çıkmak uzun sürebilir; etkinliği 19:00’dan önce başlatmaya çalışma, yemeği buna göre ayarla.

Hafta sonunda ekip dinlenmiş gelir, ama kimse tatil gününden vazgeçmek istemez. Çocuklu çalışanlar için özellikle zor. Cumartesi öğleden sonra denenebilir; ailesini getirmek isteyen olursa kapıyı açık bırak.

Ekibe “ne zaman olsun?” diye sorma, iki seçenek ver. “Perşembe iş çıkışı mı, cumartesi 15:00 mi?” sorusu çok daha hızlı cevaplanır.

Kişi sayısını ve bütçeyi toplamak

Katılımı yazılı topla. Kısa bir form ya da ortak bir mesaj yeter, ama son tarih koy. Cevaplar hep son güne kalır; kesin sayıyı etkinlikten üç dört gün önce kapat.

Bütçe için iki yol var. Şirket karşılıyorsa yönetimle kişi başı üst sınırı konuş. FUNBOX’ta giriş ücretsiz, oyunlar kredi ile oynanıyor ve her oyunun kredisi farklı olduğu için bu sınır işe yarar. Çalışanlar kendi cebinden ödeyecekse tutarı baştan yaz ve katılımın zorunlu olmadığını belirt. İstemeyene baskı yapmak, etkinliğin amacını baştan bozar.

Küçük ekip mi, büyük şirket mi

On on beş kişilik ekipte herkes birbirini tanıdığı için plan kolay: tek bir sıra, tek bir masa. Elli yüz kişilik bir şirkette ise tek seferde gitmek zorlaşır. Departman departman ayrı günlere bölmek, ya da aynı günde iki saat dilimi açmak daha iyi. Çok kişi geliyorsa aynı anda kaç kişinin oynayabildiğini önceden öğren ve sıralamayı ona göre yap.

Fotoğraf, paylaşım ve ertesi gün

Etkinlikten bir kare iyi olur ama kimsenin istemediği fotoğrafı ortak gruba atma. Ertesi gün işyerinde “dün nasıldı?” diye sormak, zorunlu bir teşekkür mesajından daha fazla şey söyler. Gelmeyenlere de bir şeyler anlat; ondan sonraki etkinliğe gelme ihtimalleri artar.

FUNBOX’a nasıl yazılır

FUNBOX’a WhatsApp’tan yazabilirsin. Mesajda şirket adı, tahmini kişi sayısı, istediğin gün ve saat aralığı, VR mı bowling mi yoksa ikisi birden mi olacağı yazsın.

Merhaba, Mall of Antalya’daki FUNBOX VR Arena için bir ekip etkinliği planlıyoruz. Yaklaşık [kişi sayısı] kişiyiz, [gün] günü akşam saatlerinde gelmek istiyoruz. Aynı anda kaç kişi oynayabilir, öğrenebilir miyiz?

Boşlukları doldurup gönder. Güncel oyun listesini ve kredi bedellerini aynı mesajda sorabilirsin. Grup büyükse sıra hesabı yazısı işini görür; VR ile bowling arasında kararsızsan bu karşılaştırmaya bak.

← Tüm yazılar